THỦ TỤC ĐỂ ĐĂNG KÝ MỞ VĂN PHÒNG ẢO

Văn phòng ảo là mô hình kinh doanh phục vụ cho nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để đăng ký mở văn phòng ảo? Cùng Dignity Law tham khảo với bài viết dưới đây:

Văn phòng ảo là gì?

Những năm gần đây, ta thấy được sự gia tăng của các cá nhân có ý tưởng và kế hoạch khởi nghiệp. Họ thông qua việc thành lập công ty để thực hiện hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, thiếu điều kiện tài chính và quy mô doanh nghiệp nhỏ dẫn đến khó khăn trong việc sở hữu địa điểm để thành lập công ty. Do đó, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã xuất hiện nhằm khắc phục khó khăn đó. Doanh nghiện có thể thuê địa chỉ văn phòng ảo để lập hồ sơ đề nghị đăng ký kinh doanh.

Văn phòng ảo là mô hình doanh phục vụ nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp. Mô hình này cung cấp thiết kế và các chức năng đầy đủ của một trụ sở chính doanh nghiệp:

• Địa chỉ giao dịch
• Biển hiệu công ty
• Số điện thoại, số fax
• Nhân viên lễ tân
• Phòng họp
• Một số dịch vụ khác: thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp, báo cáo thuế,..

Văn phòng ảo là không gian chung cho mọi người hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Về mặt pháp lý. văn phòng ảo được coi là trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp.

Ưu điểm của việc mở văn phòng ảo

Những lợi ích mà doanh nghiệp được hưởng khi đăng ký mở văn phòng ảo

• Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc mua đất, xây dựng văn phòng và thuê một toà nhà để sử dụng làm văn phòng. Thông thường, các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo đã trang bị sẵn các thiết bị như máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước… Do đó, không cần tốn chi phí lớn để mua trang thiết bị văn phòng.
• Doanh nghiệp có thể chọn được một địa chỉ nằm ở vị trí có tiềm năng phát triển. Giúp doanh nghiệp thực hiện các cuộc giao dịch dễ dàng hơn, tạo niềm tin cho khách hàng và thu hút được khách hàng tiềm năng. Hơn nữa, dịch vụ văn phòng ảo cũng cung cấp thêm dịch vụ đặt biển hiệu doanh nghiệp tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện. Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng độ tin tưởng vào doanh nghiệp.
• Có sẵn đội ngũ lễ tân và thư ký được đào tạo chuyên nghiệp để tiếp đón, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng thuê của doanh nghiệp.
• Giúp giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc một cách nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Điều này giúp doanh nghiệp giao tiếp thuận lợi với đối tác mà không cần phải đầu tư nhiều chi phí.
• Giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty tại địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới.

Nhược điểm của việc mở văn phòng ảo

Tuy có nhiều lợi ích nhưng văn phòng ảo cũng có rất nhiều nhược điểm:

• Đối với việc gặp gỡ doanh nghiệp, đối tác hoặc khách hàng, thường phải thông báo trước. Do văn phòng ảo là một mô hình tích hợp dựa trên thực tế, việc gặp gỡ phải tuân thủ lịch trình đã đăng ký trước.
• Văn phòng ảo thường chịu trách nhiệm trong việc tiếp nhận cuộc gọi. Tuy nhiên, các cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp đến điện thoại hoặc email của bạn để thông tin trở nên rõ ràng. Dẫn đến việc khách hàng sẽ khó chịu khi phải chờ đợi.
• Gây nhầm lẫn cho khách hàng khi nhiều doanh nghiệp đăng ký cùng một địa chỉ ảo.
• Về mặt pháp lý, mô hình cho thuê văn phòng ảo vẫn đang phát triển và còn khá mới mẻ. Việc đăng ký kinh doanh trong mô hình này vẫn còn nhiều thắc mắc và đòi hỏi sự tìm hiểu cẩn thận.
• Có thể xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ.

Việc đăng ký văn phòng ảo có hợp pháp không?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như sau:

• Phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Có số điện thoại, số fax và thư điện tử nếu có.

Từ quy định trên, có thể thấy pháp luật không cấm nhiều doanh nghiệp sử dụng một địa chỉ để làm trụ sở chính. Vậy nên, đăng ký mở văn phòng ảo không trái với quy định pháp luật.

Tuy nhiên, theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở chính nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đó mà ở chỗ khác không báo lại cơ quan chức năng thì sẽ là vi phạm pháp luật.

Doanh nghiệp sẽ bị phạt 20 triệu đến 30 triệu đồng nếu vi phạm các hành vi sau:

• Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh.
• Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.

Lưu ý:

Trường hợp nào vi phạm về thuế thì xử lý theo quy định vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Trên đây là toàn bộ thông tin về việc đăng ký mở văn phòng ảo. Nếu bạn có thắc mắc về vấn đề này hay mọi vấn đề pháp lý khách, có thể them khảo tại Dignity Law của chúng tôi.