Hướng dẫn thủ tục thành lập công ty nhanh chóng – tạo dựng doanh nghiệp vững chắc
Mục lục bài viết
Thành lập công ty là bước đầu quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Nó nhằm xác lập sự hiện diện và tạo dấu ấn trên thị trường kinh doanh. Quá trình này bao gồm hàng loạt các bước và thủ tục hình thức pháp lý. Từ việc lựa chọn hình thức công ty, đặt tên công ty, chuẩn bị tài liệu và hồ sơ, đến việc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước. Trong bài viết dưới đây, Dignity Law sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập công ty mới đúng theo quy định của pháp luật.
1. Thành lập công ty là gì?
1.1 Thành lập công ty
Thành lập công ty là quá trình hình thành một tổ chức kinh doanh pháp nhân hoạt động chính thức và độc lập trên thị trường. Điều này cho phép công ty tham gia vào các hoạt động kinh doanh, giao dịch thương mại, và chịu trách nhiệm pháp lý độc lập với các cá nhân hay tổ chức khác.
Cụ thể, khái niệm thành lập công ty có thể được lý giải trên 2 góc độ như sau:
- Góc độ kinh tế
Thành lập công ty là quá trình chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh để thành lập tổ chức kinh tế. Chủ thể kinh doanh cần chuẩn bị tên, địa chỉ trụ sở, máy móc, thiết bị, nhân sự, vốn điều lệ, …
- Góc độ pháp lý
Thành lập công ty được xem là thủ tục pháp lý được chủ doanh nghiệp tiến hành tại những cơ quan quản lý, cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Những hồ sơ, thủ tục này sẽ đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào loại hình công ty.
1.2 Khi nào nên thành lập công ty
Nên thành lập công ty khi:
- Công việc kinh doanh đòi hỏi cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
- Các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng cần ký hợp đầu với đơn vị có tư cách pháp nhân.
- Hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh để đúng theo quy định của pháp luật.
2. Điều kiện để thành lập công ty
Để thành lập công ty nhà đầu tư cần phải đáp ứng các điều kiện:
- Người đại diện pháp luật và chủ sở hữu: Đủ 18 tuổi trở lên, không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập công ty.
- Địa chỉ công ty: có địa chỉ được xác định và không thuộc chung cư để ở.
- Tên công ty: Tên công ty không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc).
- Vốn điều lệ: Xác định vốn điều lệ để đăng ký kinh doanh. Vốn điều lệ là số vốn do chủ sở hữu, thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) và được ghi vào Điều lệ công ty.
- Xác định ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề đăng ký phải được pháp luật cho phép cũng như doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện thuộc ngành nghề đó (nếu có).
- Xác định loại hình công ty: lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp dựa trên các tiêu chí về trách nhiệm thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế và quy mô doanh nghiệp để đáp ứng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Quy trình thủ tục thành lập công ty
Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết để lập hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu thực hiện thủ tục thành lập một công ty mới, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ các thông tin liên quan đến việc thành lập công ty.
- Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
- Doanh nghiệp tư nhân
- Công ty hợp danh
- Công ty TNHH 1 thành viên
- Công ty TNHH (2 thành viên trở lên)
- Công ty cổ phần.
- Lựa chọn ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh của một doanh nghiệp quy định các lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp được phép hoạt động. Đồng nghĩa các mặt hàng mà doanh nghiệp được phép thể hiện trên hóa đơn giá trị tăng xuất cho người mua hàng.
Các ngành nghề kinh doanh đều được chuẩn hoá theo quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh. Tham khảo tại “Quyết định ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam“.
- Đặt tên công ty
Nên đặt tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc).
Truy cập vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.
- Xác định địa chỉ trụ sở công ty
Xác định địa chỉ trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty. Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam.
- Xác định thành viên/cổ đông góp vốn
- Số lượng thành viên/cổ đông góp vốn?
- Số vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông?
- Tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông?
- Xác định mức vốn điều lệ
Vốn điều lệ được xác định dựa trên tổng số vốn góp của các thành viên/cổ đông trong công ty.
- Xác định người đại diện pháp luật
Người đại diện theo pháp luật là người do pháp luật hoặc do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định, để đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch như ký hợp đồng, ký các văn bản hồ sơ thuế….
Các chức danh của người đại diện theo pháp luật trong công ty có thể là giám đốc, tổng giám đốc, phó giám đốc, phó tổng giám đốc.
Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ thành lập công ty
Sau khi đã chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục bắt đầu tiến hành soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết người thực hiện đều phải chuẩn bị khi thành lập một công ty mới:
- Giấy đề nghị đăng ký công ty
- Điều lệ công ty
- Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn
- Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu).
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài
- Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
- Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
- Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ & đăng bố cáo
- Xác định cơ quan đăng ký trực thuộc (nơi tiếp nhận hồ sơ)
Thông thường, cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế Hoạch & Đầu Tư trực thuộc địa phương.
- Nộp hồ sơ & nộp tiền đăng bố cáo
Người thực hiện mang hồ sơ tới cơ quan tiếp nhận để tiến hành nộp. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị khoản tiền để nộp lệ phí đăng bố cáo lúc nộp hồ sơ.
Lưu ý: Không nhất thiết người đại diện pháp luật của công ty phải đi nộp hồ sơ. Người đại diện pháp luật của công ty có thể ủy quyền cho người khác đi nộp thay. Nếu trường hợp ủy quyền thì người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ. (Điều 12 – Nghị định 01/2021 Về Đăng ký doanh nghiệp).
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng bố cáo
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thay mặt bạn đăng bố cáo trong trường hợp đã nộp lệ phí đăng bố cáo.
Giai đoạn 4: Làm con dấu pháp nhân
- Thiết kế mẫu dấu
Trước khi tiến hành khắc dấu, cần chuẩn bị bản thiết kế mẫu dấu. Mẫu dấu có thể tự thiết kế hoặc nhờ đơn vị thứ 3 hoặc cơ sở khắc dấu thiết kế giúp bạn.
- Khắc dấu
Cần mang bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty.
- Nhận con dấu pháp nhân
Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (ủy quyền có công chứng) cho người khác đến nhận con dấu.
Giai đoạn 5: Thủ tục sau khi thành lập công ty
Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình theo quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau đây:
- Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty
- Đăng ký chữ ký số
- Đăng ký tài khoản ngân hàng
- Đăng ký khai thuế qua mạng
- Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
- Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử
- Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
4. Kết quả sau khi thành tất các thủ tục thành lập công ty về mặt pháp lý
Sau khi hoàn thành thủ tục thành lập công ty sẽ nhận được kết quả sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Con dấu pháp nhân doanh nghiệp và Giấy xác nhận mẫu dấu của Cơ sở khắc dấu.
- Điều lệ công ty (Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận góp vốn, Sổ đăng ký thành viên, Đơn đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty).
- Hóa đơn GTGT.
- Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH&DT.
- Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
- Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế.
- Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ.
- Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.
- Token kê khai thuế qua mạng.
(Đây là toàn bộ tài liệu và hồ sơ để một công ty hoạt động đúng pháp luật và tránh những rủi ro cho doanh nghiệp về sau).
Trên đây là toàn bộ thông tin về thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp 2023. Theo dõi Dignity để tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích hơn.
Tham khảo thêm: Thủ Tục Chuyển Đổi Công Ty TNHH Thành Công Ty Cổ Phần
