Văn phòng ảo- Thủ tục đăng ký mới nhất 2023

Văn phòng ảo ngày càng trở nên phổ biến tại Việt Nam đặc biệt là với các doanh nghiệp startup. Nếu bạn cũng đang có ý định đăng ký văn phòng ảo cho doanh nghiệp của mình hãy xem ngay Thủ tục đăng kí và những điều cần biết về loại hình văn phòng này. 

VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ?

Kinh tế của đất nước đã phát triển mạnh mẽ những năm gần đây, tạo điều kiện cho nhiều cá nhân có ý tưởng và kế hoạch khởi nghiệp thông qua việc thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong giai đoạn khởi nghiệp, đa số người trẻ không có điều kiện tài chính và quy mô doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc sở hữu một mảnh đất hoặc một cơ sở để thành lập công ty do hạn chế về nguồn vốn.

Việc thuê văn phòng riêng để thực hiện hoạt động kinh doanh cũng đòi hỏi một số chi phí hàng tháng đáng kể. Do đó, trong những năm gần đây, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã xuất hiện để các doanh nghiệp có thể thuê một loại hình văn phòng để lập hồ sơ đề nghị đăng ký kinh doanh.

Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu thiết lập trụ sở cho các doanh nghiệp. Tại đây, các doanh nghiệp được cung cấp một không gian đã được thiết kế đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính, bao gồm địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, … và các dịch vụ khác như thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp, báo cáo thuế.

Văn phòng ảo là một không gian chung được sử dụng bởi nhiều người từ các lĩnh vực khác nhau.

Về mặt pháp lý, văn phòng ảo được coi là một trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh hợp pháp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho nhiều doanh nghiệp khác nhau

LOẠI HÌNH NÀY CÓ HỢP PHÁP KHÔNG?

Việc sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không vi phạm quy định của pháp luật, miễn là các điều kiện và quy định liên quan được tuân thủ.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt tại lãnh thổ Việt Nam và xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Nếu văn phòng ảo đáp ứng các yêu cầu này, bao gồm địa chỉ liên lạc và số điện thoại, và đăng ký đúng quy định trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thì việc này là hoàn toàn hợp pháp.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng văn phòng ảo chỉ làm địa chỉ trụ sở chính để đăng ký kinh doanh, và doanh nghiệp cần thực hiện hoạt động kinh doanh tại một địa điểm khác mà đã thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

 Vi phạm quy định này có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo quy định của Nghị định 122/2021/NĐ-CP về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Tóm lại, việc sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp có thể là hợp pháp, nhưng cần tuân thủ các quy định và điều kiện liên quan, đặc biệt là việc thông báo địa điểm thực hiện hoạt động kinh doanh cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

ĐĂNG KÍ MỞ VĂN PHÒNG ẢO CÓ ƯU ĐIỂM GÌ?

Mở văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp start-up

• Tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến mua đất và xây dựng văn phòng, cũng như việc thuê một tòa nhà hoàn chỉnh để làm văn phòng, mua trang thiết bị văn phòng. Thay vào đó, các dịch vụ cung cấp văn phòng ảo thường đã trang bị sẵn các thiết bị cần thiết như máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước… Do đó, không cần phải đầu tư quá nhiều tiền vào những yếu tố này.

• Việc thuê văn phòng ảo tại quận nội thành giúp doanh nghiệp lựa chọn một địa điểm ở vị trí có tiềm năng phát triển và gần trung tâm thủ đô. Điều này giúp thuận tiện trong các giao dịch và gây ấn tượng tốt đối với khách hàng, thu hút khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, dịch vụ này cung cấp việc đặt biển hiệu công ty tại các toà nhà và hiển thị trên bảng điện, giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng sự tin tưởng vào doanh nghiệp.

• Các dịch vụ cho thuê thường có đội ngũ lễ tân và thư ký được đào tạo chuyên nghiệp để tiếp đón, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng của doanh nghiệp.

• Giúp đáp ứng nhu cầu liên lạc thông qua hệ thống thông tin linh hoạt của văn phòng ảo, bao gồm xử lý thư từ, điện thoại, fax… nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp cho việc giao tiếp giữa doanh nghiệp và đối tác diễn ra thuận lợi mà không phải đầu tư nhiều chi phí.

• Đồng thời, việc thuê văn phòng ảo cũng mang lại sự linh hoạt và mở rộng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển hoặc thay đổi quy mô, không cần phải đối mặt với các ràng buộc về không gian văn phòng. Thay vào đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh và mở rộng dịch vụ thuê để đáp ứng nhu cầu thay đổi của công ty.

• Ngoài ra, việc sử dụng văn phòng ảo còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro và trở ngại pháp lý liên quan đến thuê mặt bằng truyền thống. Điều này bao gồm các vấn đề như hợp đồng thuê, giấy phép kinh doanh, và tuân thủ các quy định và quy tắc của chính quyền địa phương. Với loại hình này, doanh nghiệp có thể tránh những rắc rối pháp lý này và tiết kiệm thời gian và tài nguyên.

Tóm lại, việc thuê văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch và giao tiếp, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và linh hoạt.

ĐĂNG KÍ MỞ VĂN PHÒNG ẢO CÓ NHƯỢC ĐIỂM GÌ?

Mặc dù văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng có những nhược điểm cần lưu ý:

• Đối tác và khách hàng phải thông báo trước khi muốn gặp gỡ doanh nghiệp, do đó gặp mặt phải tuân theo lịch trình đã đăng ký. Điều này có thể gây trì hoãn và hạn chế khả năng tiếp cận với nhiều khách hàng.

• Văn phòng ảo đảm nhận việc tiếp nhận cuộc gọi, nhưng các cuộc gọi phải được chuyển tiếp đến điện thoại hoặc email của doanh nghiệp, gây khó khăn và chờ đợi cho khách hàng.

• Cùng một địa chỉ đăng ký được sử dụng bởi nhiều công ty có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác.

• Vấn đề pháp lý liên quan đến mô hình này vẫn còn mới mẻ và có nhiều thắc mắc. Doanh nghiệp cần đảm bảo các thủ tục đăng ký kinh doanh để tránh rắc rối về pháp lý.

• Có thể xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê văn phòng ảo liên quan đến chi phí, thời hạn thanh toán và các vấn đề liên quan đến hợp đồng cho thuê tài sản.

Tựu chung lại, việc thuê văn phòng ảo mang lại lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro và nhược điểm. Doanh nghiệp nên cân nhắc và làm việc cùng với đơn vị cung cấp dịch vụ để đảm bảo mọi vấn đề được giải quyết một cách hợp lý và mang lại hiệu quả tốt nhất. Khi gặp trường hợp cần giải quyết với các vấn đề luật pháp liên quan tới Đăng kí quý khách hoàn toàn có thể liên hệ với Dignity Law để được hỗ trợ kịp thời và tốt nhất.